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Adjoint(e) de direction

Flare est une entreprise SaaS en forte croissance que service spécialisée en cybersécurité, dont la mission est de permettre aux organisations de prendre le contrôle de leurs données et de protéger leurs clients, employés et images de marque en identifiant les menaces externes. On permet aux équipes de cybersécurité de détecter de manière proactive les expositions à haut risque sur le “dark web” et sur internet, avant que les acteurs malveillants n'aient la chance de les exploiter. On unifie les capacités du renseignement sur les cyber menaces et de la gestion de la surface d'attaque externe dans une plateforme unique et intuitive.

TL;DR: On est geeks qui aident à protéger les données de nos clients en localisant les risques cyber risques.

En tant qu'adjoint(e) de direction, tu seras le bras droit de notre équipe de direction, assurant le bon fonctionnement des opérations chez Flare. Dans un environnement de startup dynamique, on te confiera la gestion de priorités concurrentes, l'anticipation des besoins et le maintien de la concentration de nos dirigeants sur ce qui compte le plus : la croissance et la vision de Flare.

Au-delà des responsabilités traditionnelles d'un(e) adjoint(e) de direction, tu joueras également un rôle clé dans les fonctions opérationnelles RH, nous aidant à maintenir notre culture axée sur les personnes à mesure que nous grandissons. Il s'agit d'un poste à fort impact où ton expertise organisationnelle et ton approche proactive contribueront directement au succès de Flare.

Ta mission et ton impact: Ta mission, si tu l'acceptes, est de permettre à notre équipe de direction de fonctionner avec une efficacité maximale tout en soutenant les opérations clés liées aux ressources humaines pour garder notre équipe forte et engagée:

• Gérer les calendriers, prioriser les réunions, les déplacements et les engagements avec une réflexion stratégique
• Coordonner les communications de la direction, y compris la préparation de documents d'information, de présentations et de correspondance
• Planifier les réunions du conseil d'administration, les rencontres avec les investisseurs et les retraites de leadership, incluant la préparation de l'ordre du jour, la logistique et le suivi
• Servir de liaison entre l'équipe de direction et les parties prenantes internes/externes, en gérant les demandes avec discrétion et professionnalisme
• Traiter les informations sensibles et confidentielles avec la plus grande intégrité
• Soutenir l'équipe Talent et Culture dans les tâches opérationnelles et dans la planification et l'exécution d'événements d'entreprise et d'activités de renforcement d'équipe qui renforcent notre culture
• Gérer des projets spéciaux et des initiatives assignés par l'équipe de direction
• Anticiper les besoins, résoudre les problèmes de manière proactive et apporter de l'ordre dans l'ambiguïté

Tu seras parfait(e) pour ce poste si:

• Tu as 5+ années d'expérience en tant qu'adjoint(e) de direction soutenant des cadres et exécutifs, de préférence dans une startup ou un environnement technologique dynamique
• Tu as de l'expérience en opérations ou administration RH, incluant une familiarité avec les systèmes RH et les exigences de conformité
• Tu es exceptionnellement organisé(e) avec une excellente attention aux détails et la capacité de jongler avec plusieurs priorités sans rien laisser tomber
• Tu as d'excellentes compétences en communication écrite et verbale, avec la capacité d'interagir professionnellement avec tous les niveaux de l'organisation
• Tu es très débrouillard(e) et orienté(e) solutions, capable de travailler de manière autonome avec un minimum de directives
• Tu es à l'aise avec l'ambiguïté et pouvez vous adapter rapidement lorsque les priorités changent
• Tu es à l'aise avec la technologie et pouvez apprendre rapidement de nouveaux outils et plateformes (l'expérience avec des systèmes RH comme BambooHR ou similaires est un atout)
• Tu as une forte intelligence émotionnelle et pouvez naviguer dans des situations sensibles avec tact et discrétion
• Tu es proactif(ve), anticipant les besoins avant qu'ils ne se manifestent et prenant l'initiative d'améliorer les processus
• Tu as de l'expérience en cybersécurité ou en SaaS B2B (un atout, mais non requis — nous pouvons vous former !)

Chez Flare:

• Tu trouveras chez Flare une compagnie centrée sur l’équipe, où l'équilibre travail-famille est valorisé. Tu bénéficieras de:
  • Un salaire compétitif
  • Des options d'achat d'actions
  • Une couverture/assurance santé complète
  • La flexibilité de travailler de n'importe où
  • Des vacances illimitées
  • Des événements d'entreprise amusants; "Flamping", curling, escalade et bien d'autres
• Tu rejoindras une start-up innovante en pleine croissance où tu verras ton impact immédiatement et seras encouragé à relever des défis pour ta croissance personnelle et professionnelle
• Tu travailleras avec une équipe inspirante, passionnée par ce qu'elle fait et par les clients que nous servons, dont le travail est référencé dans des revues académiques de premier plan et des médias internationaux.

Tu ne réponds pas à toutes les exigences? Des études ont montré que les femmes et les personnes de couleur sont moins susceptibles de postuler à des emplois à moins de répondre à toutes les qualifications. Chez Flare, nous nous engageons à construire un lieu de travail diversifié, inclusif et authentique. Donc, si ce rôle t’enthousiasme mais que ton expérience passée ne correspond pas parfaitement à chaque qualification de la description de poste, nous t’encourageons à postuler quand même. Qui sait, tu es peut-être le candidat idéal pour ce poste ou d'autres rôles. Allez, on a hâte de faire ta connaissance!

Executive Assistant

Flare is a breakout cybersecurity Software-as-a-Service (SaaS) company with a mission to empower organizations to take control of their data and protect their customers, employees and brand by shedding light on external threats. We enable cybersecurity teams to proactively detect high-risk external exposure across the dark and clear web, before threat actors have a chance to leverage it. We unify the core functionalities of cyber threat intelligence and external attack surface management into a single, intuitive platform.

TL;DR: We are a bunch of geeks who help protect our clients' data (and people in their network) by locating cyber risks.

As our Executive Assistant, you'll be the right hand to our executive team, ensuring smooth operations across Flare. In a fast-paced startup environment, you'll be trusted to manage competing priorities, anticipate needs, and keep our executives focused on what matters most—driving Flare's growth and vision.

Beyond traditional EA responsibilities, you'll also play a key role in operational HR functions, helping us maintain our people-first culture as we scale. This is a high-impact role where your organizational expertise and proactive approach will directly contribute to Flare’s success.

Your purpose and impact: Your mission, should you choose to accept it, is to enable our executive team to operate at maximum effectiveness while supporting key people operations that keep our team thriving. You will:

• Manage calendars, prioritizing meetings, travel, and commitments with strategic thinking
• Coordinate executive communications, including preparing briefing materials, presentations, and correspondence
• Plan board meetings, investor meetings, and leadership offsites, including agenda preparation, logistics, and follow-up
• Serve as a liaison between the executive team and internal/external stakeholders, managing requests with discretion and professionalism
• Handle sensitive and confidential information with the utmost integrity
• Support the People & Culture team on operational tasks and with the planning and execution of company events and team-building activities that reinforce our culture
• Manage special projects and initiatives as assigned by the executive team
• Anticipate needs, solve problems proactively, and bring order to ambiguity

You'll be a perfect fit if:

• You have 5+ years of experience as an Executive Assistant supporting C-level executives, preferably in a startup or fast-paced tech environment
• You have experience with HR operations or administration, including familiarity with HR systems and compliance requirements
• You're exceptionally organized with outstanding attention to detail and the ability to juggle multiple priorities without dropping the ball
• You have excellent written and verbal communication skills, with the ability to interact professionally with all levels of the organization
• You're highly resourceful and solution-oriented, able to work independently with minimal direction
• You're comfortable with ambiguity and can adapt quickly as priorities shift
• You're tech-savvy and can quickly learn new tools and platforms (experience with HR systems like BambooHR or similar is a plus)
• You have strong emotional intelligence and can navigate sensitive situations with tact and discretion
• You're proactive, anticipating needs before they arise and taking initiative to improve processes
• You have experience in cybersecurity or B2B SaaS (nice to have, but not required—we can teach you!)

What it's like to be part of Flare:

• You will find a people-first company where work-life balance is valued. You'll receive:
  • Competitive salary
  • Stock options
  • Health coverage/insurance
  • Flexible, work from anywhere
  • Unlimited vacation
  • Fun company events; "Flamping", curling, rock climbing and many others
• You will join a high-growth, innovative start up where you'll see your impact immediately and be empowered to take on challenges for your personal and professional growth
• You will work with an inspiring and award-winning team who are passionate about what they do and the clients we serve, whose work has been referenced in leading academic journals and international media

Don't meet every single requirement? Studies have shown that women and people of color are less likely to apply to jobs unless they meet every single qualification. At Flare we are dedicated to building a diverse, inclusive and authentic workplace, so if you're excited about this role but your past experience doesn't align perfectly with every qualification in the job description, we encourage you to apply anyways. You may be just the right candidate for this or other roles.